Welkom bij Samenspraak Advies

Wabopolis is speciaal ontwikkeld door DHV Management Consultants en Samenspraak Advies om deelnemers de gevolgen van de Wabo (Wet Omgevingsvergunning) voor de werkprocessen, verantwoordelijkheden, rollen en manieren van samenwerken te laten ervaren. Zij worden gevraagd stage te komen lopen bij de haven van Wabopolis, waarin de principes van de Wabo al volop gelden, zoals "één aanvraag, één bevoegd gezag en één besluit".
Op deze manier kunnen deelnemers niet alleen een blik werpen in de toekomstige situatie, maar ook ontdekken wat deze situatie inhoudt. Ook worden zij in de gelegenheid gesteld om gezamenlijk nieuwe vormen van samenwerking tussen afdelingen in instanties te verkennen en uit te proberen.

In Wabopolis draait het allemaal om Waboport, de haven van deze stad. Om het reilen en zeilen in de haven en de mogelijke gevolgen voor Wabopolis en het achterland goed te regelen werken drie instanties nauw samen. Het gaat daarbij om de Havenautoriteit - met de afdelingen Vaarroutes, Afhandeling en Voorzieningen, de Dienst Milieu & Veiligheid en de Dienst Douane. Het gehele functioneren van Waboport staat onder toezicht van de Waboraad, een door de overheid ingestelde raad, aan wie de betrokken instanties en diensten uiteindelijk verantwoording dienen af te leggen.
Deelnemers zijn werkzaam bij een van deze instanties. Zij ontvangen verzoeken van schepen die tot de haven toegelaten willen worden en gebruik willen maken van de voorzieningen die Waboport biedt. Om de haven zo veilig, efficiënt en aantrekkelijk mogelijk te maken, moeten zij nauw samenwerken.

Er wordt gespeeld in twee ronden. Na de eerste spelronde geeft de Waboraad feedback op het verloop van het proces en bespreekt samen met de medewerkers mogelijkheden voor verbetering. Die kunnen in de tweede ronde worden uitgetest. En mocht daar een keer iets mis bij gaan, dan is dat geen probleem: we zetten we de processen dan even stil, bespreken een en ander en pakken daarna de draad weer op.
Daarna vindt de debriefing (nabespreking) plaats, waarin de ervaringen in Wabopolis en worden vertaald naar de eigen organisatie: Wat het betekent dat er formeel maar één aanvraag, één bevoegd gezag en één besluit is in de hele keten van vergunningverlening en al haar overdrachts- en afstemmingsmomenten? Hoe krijgen begrippen als loket, front office, back office, klantprofiel, serviceniveau, case managers en samenloop in werkprocessen straks vorm in de praktijk van alledag? Wat betekent dat voor de manier waarop alle betrokkenen samen gaan werken aan het beoordelen en verlenen en handhaven van omgevingsvergunningen? Hoe kunnen we dat het beste vormgeven? Wat hebben u en uw collega's nodig om uw taken waar te kunnen maken?

Aangezien niet elke organisatie hetzelfde is, is Wabopolis een flexibele spelsimulatie; de situatie in het spel kan worden aangepast aan de situatie waarin uw organisatie zich bevindt. Daarom vindt enkele weken voor het spelen een intakegesprek plaats, waarin wordt bekeken wat de uitgangssituatie is, alsmede welke wensen en behoeften bij de organisatie leven. Een uitvoerige nabespreking direct in aansluiting op het spelen van de spelsimulatie is een eerste aanzet tot het vertalen van de bevindingen uit Wabopolis naar uw eigen werkomgeving en werkprocessen. Dit wordt gedaan door de experts van DHV Management Consultants. Afsluitend wordt een rapport opgesteld met aandachtspunten voor verandering.

Wabopolis duurt, inclusief introductie en uitvoerige nabespreking, een dag. Voor de meer uitgebreide brochure of meer informatie kunt u contact opnemen met Samenspraak Advies (info@samenspraakadvies.nl).